viernes, 18 de diciembre de 2015

7 Claves para dominar Excel

Publicamos este artículo tomado de Formulas Excel (http://formulasexcel.com/author/formulasxl/), que aporta elementos para trabajar con Excel. Tema que ya hemos publicado, pero que vale darle una mirada.

7 Claves para dominar Excel

¿ Tu dominas a Excel o Excel te domina a ti…?

Sin duda alguna, Excel es una de las hojas de cálculo más usadas, es una poderosa herramienta para procesar datos y está al alcance de cualquier persona, no hace falta ser un ingeniero en sistemas para sacarle provecho, aun así hay que hacer un esfuerzo para realmente obtener buenos resultados.

Tú crees que estas aprovechando bien esta herramienta, o solo la usas porque todos lo hacen y no te queda de otra…?

En cualquier caso, ampliar tus conocimientos en el uso de Excel, seguramente te dará beneficios de un modo o de otro, no hace falta que te conviertas en un profesional, pero si puedes hacer que tu trabajo sea más eficiente y te esfuerces menos al generar tus aplicaciones en Excel, con el uso adecuado de fórmulas y funciones puedes lograrlo.

Estoy seguro que ahora te estas preguntando…¿ cómo hago eso, como puedo dominar mejor Excel y que realmente haga el trabajo duro por mi…?

Lo primero que debes comprender, es que esto no se logra de la noche a la mañana, no hay una lista de fórmulas y trucos específicos que lo resuelven todo, pero si hay ciertos puntos de partida que te ayudaran a ubicarte y poder ser más firme en la curva de aprendizaje.

Precisamente es de lo que te hablare a continuación.

7 puntos clave para dominar Excel

Esta no es una guía definitiva por supuesto, más bien son los puntos más importante que yo considero indispensables para realmente dominar Excel, después de esto ya es por tu cuenta, tienes que experimentar y practicar, practicar, practicar.

1.- Simplificar la estructura y registro de datos.

A mi juicio, este es el punto más importante, en la mayoría de los casos, todo estará basado en una base de datos, esto es, se usa la hoja de cálculo para almacenar cierta información con una estructura y un tipo de datos bien definido, por ejemplo, registro de ventas, compras, encuestas, etc.

No importa qué datos vas a registrar, es sumamente importante que desde el inicio te tomes tu tiempo para definir claramente qué datos van a formar parte de tu base de datos, eso definirá los nombres de campo de tu tabla.

Ejemplo:

En esa imagen se puede ver un buen ejemplo de cómo hacer una tabla de datos, si observas es muy simple, no tiene adornitos ni diseños raros con celdas combinadas, agrupación de datos en las columnas superiores, etc.

Si observas, la tabla tiene los rótulos de columnas bien definidos en la primera fila, aunque también podrías iniciar la tabla más abajo, dejando 4 filas arriba para poner el nombre de la empresa, fecha actual y el tipo de datos de esa tabla ( ejemplo: registro de ventas ), pero la parte de la tabla debe ser simple, con sus columnas bien definidas.

Usando una hoja para cada cliente, para cada día, cada mes, cada vendedor, sucursal, etc.

Si tienes la tentación de usar una hoja para registrar los datos de cada día, semana, mes, por cliente, proveedor, etc… sácate eso de la mente, si realmente quieres que Excel haga el trabajo duro por ti, tendrás que dejar de sentirte orgulloso de tener un libro de Excel con cientos de hojas, solo con el registro de ventas.

Entonces como registro mis datos..?

La manera correcta es usando una sola hoja…

Si ves la tabla de la imagen anterior, hay una columna para indicar la fecha, también para el cliente, vendedor… y así puedes poner cualquier rotulo de columna que pueda identificar o diferenciar cada registro de los demás.

Y cuales son los beneficios de poner todo en una sola hoja…?

Primero que nada es importante usar el sentido común, no significa que pondrás todo en la misma hoja, ventas compras, gastos de viaje, etc…, de lo que se trata es de poner todo lo que sea del mismo rubro en una hoja, usando rótulos de columna que servirán para diferenciar o identificar la información relacionada con cada registro.

Beneficio 1.- No tendrás que liarte con cientos de hojas solo para un tipo de datos.
Beneficio 2.- El registro de datos será más sencillo, no tendrás que recorrer hojas para encontrar la que necesitas.
Beneficio 3.- La generación de reportes será mucho más simple al estar todo en una hoja.

Este es el punto que me parece el más importante para empezar a sacarle mayor provecho a Excel, si aspiras a generar tus propias aplicaciones en Excel, hay que empezar a estructurar mejor las tablas de datos.

2.- Aprende a dominar las funciones de búsqueda y referencia.

Después de registrar datos, lo segundo más importante o que más se hace, es la búsqueda de información, que por lo menos se basa en un criterio, de ahí la importancia de estructurar bien los datos como se indica  en el punto número 1.

Excel tiene una categoría de funciones llamada “Búsqueda y Referencia“, estas funciones buscan y ubican cierta información en una tabla de datos y devuelven información relacionada.

Un ejemplo es la función BUSCARV, que de hecho es una de las funciones más usadas en Excel, así que es importante que la domines, “buscarv” busca un dato especifico en la primera columna de una tabla de datos y devuelve el dato que está en la misma fila donde encuentra el dato, pero en otra columna de esa misma tabla.

 

Así que puedes usar esta función para obtener por ejemplo el RFC de un cliente, para ello solo pones el nombre del cliente y la función ese nombre en la tabla, si lo encuentra, devolverá el dato que está en la columna de RFC en esa misma fila donde encontró el nombre.

Ver artículo de la función BUSCARV para mayor comprensión, también te ayudara la sección de funciones de búsqueda y referencia donde hay más funciones de esta categoría.

3.- Dominar las Funciones Lógicas

El uso de funciones lógicas o condicionales, principalmente la función SI, rivaliza con el uso de BUSCARV, o sea que esas dos funciones son de las más usadas.

Las funciones Lógicas lo que hacen es evaluar una o más condiciones, dependiendo del resultado, hacen una u otra acción que es especificada por el usuario.

Ejemplo: Si el valor de la celda es mayor o igual a nueve, el resultado de la función será  “Excelente”, de lo contrario será “Aprobado”

La fórmula en ese caso sería la siguiente: =SI(A1>=9,”Excelente”,”Aprobado”)

Ir a la sección de Funciones Lógicas para mayor comprensión.

4.- Trabajando con Funciones de estadística

Otra cosa muy habitual en Excel es el manejo de estadísticas en base a la información registrada, finalmente de lo que se trata al almacenar información es poder medirla.

Un ejemplo seria el poder obtener la suma de las ventas de un cliente especifico, o el total que se ha gastado en un periodo dado.

Realmente no tendría sentido almacenar cientos o miles de filas de datos y no tener como obtener estadísticas de esta de una manera automatizada, precisamente para eso son las funciones de estadística, y aquí también cobra importancia el tener la información bien estructurada en una sola hoja, imagina que te piden la suma de ventas de un cliente, dentro de un rango especifico de fechas, pero tú tienes una hoja para cada semana, sería un problema verdad, sobre todo si tiene muchos registros y muchas hojas.

Pues resulta que eso no sería ningún problema para la función sumar.si , esto si los datos están bien estructurados, esta función hace una suma según un criterio, por ejemplo la suma de ventas de un cliente.

La función sumar.si.conjunto puede hacer lo mismo, pero además puede soportar múltiples condiciones, así puedes generar estadísticas más complejas.

Consultar la sección de funciones de estadística para más información.

5.- Usar filtro de datos

El uso de filtro de datos es lo más básico y practico a la hora de generar reportes, también basado en tu base de datos.

Ejemplo: tienes una gran tabla de datos y deseas ver solo los registros de un cliente especifico, para hacer esto simplemente puedes aplicar un filtro en la misma hoja, pero también puedes generar un filtro avanzado en otra hoja, así puedes generar un reporte en otra hoja, basado en tu base de datos.

Ver filtro y filtro avanzado.

6.- Aprender a programar macros.

El uso de las macros es algo más avanzado, básicamente es programar tus propias funciones y procedimientos, aprender a programar puede ser visto como algo difícil o lejano para muchos, pero realmente no es tan difícil, además, si realmente quieres sacar el máximo provecho de Excel, es necesario aprender a programar en VBA ( Visual Basic para aplicaciones ).

Imagina poder programar tus propias aplicaciones para contabilidad o cualquier sector donde te desarrolles, poder ejecutar reportes con un solo click y generarlos en cuestión de segundos, puedes programar eso con VBA y después ya no tendrás que hacer más esa tarea de la manera tradicional, ahora podrás hacerlo cuando quieras con un solo click.

Ir a la sección de macros para aprender más sobre el tema.

7.- La práctica hace al maestro.

Si realmente quieres aprender y hacer que Excel haga el trabajo duro por ti, no basta con solo leer, ver vídeos y descargar ejemplos resueltos, lo que realmente te va a convertir en un “as” de Excel es la práctica, tienes que practicar mucho, intentar cualquier cosa que se te ocurra o creas que pueda ser, en Excel no hay una lista de funciones y formulas específicas, en realidad tu armas tus propias formulas usando las funciones nativas de Excel y de acuerdo a tus necesidades, incluso puedes programar tus propias funciones con VBA.

Seguramente te suena esta frase… ( la practica hace al maestro ), pues no es una simple frase, es una realidad, solamente practicando, practicando y practicando se llega a dominar algo, pasa lo mismo con Excel, así que tienes que practicar.

Te recomiendo ir a la sección de fórmulas de Excel para descargar los ejercicios resueltos que tenemos en esa página y que te servirán como guía para forjar tu propio camino en el aprendizaje de fórmulas y funciones de Excel, así podrás dominarlo a tal grado que ya no tendrás que matarte en el trabajo para generar tus reportes y cálculos.

Posdata:

Es importante tomar en cuenta que los puntos antes descritos son los que a mi juicio se deben tomar como base para poder dominar el uso de Excel, pero hay mucha más información al respecto, te toca a ti buscar información en la red, en esta misma página tenemos mucha información, también tenemos un curso de Excel gratis, así que te invito a ser curioso y seguir investigando sobre el uso de Microsoft Excel.