La Dian publica regularmente un listado de Proveedores Ficticios el cual conviene tener en cuenta a la hora de reportar información. Pues esto genera inconsistencias y rechazos.
Puede Consultar el Listado en: Declaratoria_Proveedores_Ficticios_2015
O Puede descargar el listado convertido a Excel Aquí: Declaratoria Proveedores Ficticios en Excel 2015
Con frecuencia me preguntan cómo capturar información de una manera eficiente, este es una respuesta a esa petición. Se debe pensar siempre en diseñar una base de datos de la cual nos valgamos para sacar información más adelante, aprendamos a diseñar con cuidado nuestra información así nos demoremos un poco más, esto redunda en beneficios posteriores.
PRIMERO
Diseñe una base de datos con encabezados de información y mantenga esa estructura, de ahí depende el éxito o no al momento de recuperar la información, piense en un directorio de clientes: Código, Nombre, Teléfonos, etc. Información útil que identifique su clientes, se recomienda no dejar espacios en blanco.
SEGUNDO
Inserte una TABLA, esto le permitirá tener organizada la información. Al momento de la captura la tabla se actualizará automáticamente, incluyendo fórmulas.
Veamos Como: en la Cinta de Opciones, ubique Insertar, luego elija Tabla, Excel elegirá el rango.
Selección del Rango, modifique de ser necesario. Excel creará un Rango llamado Tabla1 (Consecutivamente)
Una vez creada la Tabla tendrá ésta apariencia.
TERCERO
Personalización Barra de Tareas. Esta opción poco utilizada ofrece grandes posibilidades, una de ellas es incluir las funciones más usadas. Para el ejemplo desplegaremos menú contextual, elegiremos Más comandos… y seleccionaremos Formulario, en nuestra barra aparecerá un icono o cuadro que representa esta función. Una vez tengamos definida la Tabla nos ubicamos en un campo de captura y pasamos al siguiente paso.
CUARTO
Una vez se haya definido la Tabla y ubicándose en un campo de ella procedemos a seleccionar el icono Formulario y veremos algo como lo que sigue (los títulos de captura cambian de acuerdo a su archivo). El formulario que aparecerá le ayudará a capturar información que llevará a los campos (espacios) definidos para recibir información. En la Opción Nuevo del Formulario se habilitaran los campos que no tienen fórmulas para recibir datos. Hay otras opciones propias de comandos para gestionar una base de datos: Nuevo (Crea un registro), Eliminar (Elimina un registro), Restaurar (Borra información en pantalla del formularios), Buscar anterior (Registro Previos), Buscar siguiente (Registro siguiente), Criterios (Funciona como gestor de información sobre qué información deberá ir en cada campo, es informativo) y Cerrar.
En un directorio pequeño haga la prueba digitando información con Esta estructura para eliminar el mouse, el desplazamiento con las flechas del teclado. Esto en Excel es innecesario, además perjudicial para su salud (Túnel Carpiano, ver publicación de atajos de teclado para evitar esto en este link: Métodos Abreviados de Teclado)
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Un truco sencillo para mejorar el rendimiento de Excel, sobre todo cuando se están procesando grandes volúmenes de información es el siguiente:
Opción 1
En Excel 2010 debes ir a Archivo, elegir las opciones, en el formulario de opciones de Excel, escoger Fórmulas, seleccionar la opciones de cálculo, después escoges la opción de cálculo Manual, puedes marcar la casilla para que cada vez que se guarde el libro haga los cálculos. Esta alternativa te ahorra tiempo de ejecución en máquina y solo calcular cuando guardes el libro.
Opción 2
Sigue las instrucciones de la Opción 1, pero esta vez no marques “volver a calcular libro antes de guardarlo”. Con tu libro en modo Manual abierto, puedes calcular con la función F9. Esto calculara solo el libro abierto.
Advertencia: si modificas datos en modo MANUAL debes tener la precaución de dar F9 para ver los cambios y evitar la ocurrencia de errores. Como sugerencia coloca un aviso o cualquier señal que te indique que el libro está en modo Manual.
Cuando Das F9, Observa en tu barra de tareas el rendimiento de tu máquina, esto dependerá de los procesadores y memoria RAM que tengas a mayor número más rendimiento.
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