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CERTIFICADO RETENCION EN LA FUENTE NO ES EL UNICO MEDIO DE PRUEBA - CONSEJO DE ESTADO

Ahora bien, tal como lo prevé el artículo 366 del E.T., la retención en la fuente se causa en el momento del pago o abono en cuenta, es decir, ésta se encuentra ligada a la realización del ingreso. Debe precisarse que el momento en que se debe registrar la retención en la fuente no es escogido por el contribuyente, sino que depende del sistema contable utilizado; en ese sentido, si lleva la contabilidad por causación, la retención en la fuente debe ser incluida en la declaración correspondiente al mismo período en que se causó el ingreso y le fue practicada la retención.

La Sala ha indicado que armonizadas las disposiciones relativas a la causación de los ingresos con las acabadas de mencionar respecto de la retención en la fuente, se concluye que para quienes llevan contabilidad por el sistema de causación, el derecho a deducir en un período las retenciones del impuesto se encuentra sujeto a que el ingreso que las genere se realice o cause en el mismo período, y correlativamente se cause el impuesto en la misma vigencia fiscal

Se tiene que tratándose de retención diferente a la originada por la relación laboral, el artículo 381 del Estatuto Tributario prevé que el agente retenedor debe expedir un certificado anual.
 
No obstante, el beneficiario del pago puede solicitar al agente retenedor que le expida un certificado por cada acto u operación en la que le practique retención. La misma norma establece que en los casos en que el agente retenedor no expida el certificado de retención, el contribuyente puede sustituir ese documento por "el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago", pero siempre y cuando el documento sustitutivo contenga los datos que la norma exige para aquél, que son los siguientes: Año gravable y ciudad donde se consignó la retención; Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor; Dirección del agente retenedor; Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención ; Monto total y concepto del pago sujeto a retención; concepto y cuantía de la retención efectuada; La firma del pagador o agente retenedor.
 
Lo anterior significa que si bien el certificado de retención en la fuente es la prueba especial para el reconocimiento de las retenciones, no es la prueba única para tal propósito, toda vez que el legislador ha previsto su sustitución mediante otros documentos, pero respecto de los cuales se deben cumplir unos requisitos mínimos.
 
Sentencia de 31 de mayo de 2012 Acción de nulidad y restablecimiento del derecho Consejo de Estado  Sala de lo Contencioso Administrativo  Sección Cuarta, Sentencia Exp. 470012331000200500727 01 (18250),   M.P. WILLIAM GIRALDO GIRALDO.

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