miércoles, 22 de abril de 2015

PERSONALIZACION BARRA DE TAREAS USO DE TABLAS Y FORMULARIO PARA CONTABILIDAD EN EXCEL

Con frecuencia me preguntan cómo capturar información de una manera eficiente, este es una respuesta a esa petición. Se debe pensar siempre en diseñar una base de datos de la cual nos valgamos para sacar información más adelante, aprendamos a diseñar con cuidado nuestra información así nos demoremos un poco más, esto redunda en beneficios posteriores.

PRIMERO

Diseñe una base de datos con encabezados de información y mantenga esa estructura,  de ahí depende el éxito o no al momento de recuperar la información, piense en un directorio de clientes: Código, Nombre, Teléfonos, etc. Información útil que identifique su clientes, se recomienda no dejar espacios en blanco.

 

SEGUNDO

Inserte una TABLA, esto le permitirá tener organizada la información. Al momento de la captura la tabla se actualizará automáticamente, incluyendo fórmulas.

Veamos Como: en la Cinta de Opciones, ubique Insertar, luego elija Tabla, Excel elegirá el rango.

Selección del Rango, modifique de ser necesario. Excel creará un Rango llamado Tabla1 (Consecutivamente)

Una vez creada la Tabla tendrá ésta apariencia.

TERCERO

Personalización Barra de Tareas. Esta opción poco utilizada ofrece grandes posibilidades, una de ellas es incluir las funciones más usadas.  Para el ejemplo desplegaremos menú contextual, elegiremos Más comandos… y seleccionaremos Formulario, en nuestra barra aparecerá un icono o cuadro que representa esta función. Una vez tengamos definida la Tabla nos ubicamos  en un campo de captura y pasamos al siguiente paso.

 

CUARTO

Una vez se haya definido la Tabla y ubicándose en un campo de ella procedemos a seleccionar el icono Formulario y veremos algo como lo que sigue (los títulos de captura cambian de acuerdo a su archivo). El formulario que aparecerá le ayudará a capturar información que llevará a los campos (espacios) definidos para recibir información. En la Opción Nuevo del Formulario se habilitaran los campos que no tienen fórmulas para recibir datos. Hay otras opciones propias de comandos para gestionar una base de datos: Nuevo (Crea un registro), Eliminar (Elimina un registro), Restaurar (Borra información en pantalla del formularios), Buscar anterior (Registro Previos), Buscar siguiente (Registro siguiente), Criterios (Funciona como gestor de información sobre qué información deberá ir en cada campo, es informativo) y Cerrar.

 


En un directorio pequeño haga la prueba digitando información con Esta estructura para eliminar el mouse, el desplazamiento con las flechas del teclado. Esto en Excel es innecesario, además perjudicial para su salud (Túnel Carpiano, ver publicación de atajos de teclado para evitar esto en este link: Métodos Abreviados de Teclado)

 

 

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sábado, 18 de abril de 2015

AUDITORIA EN EXCEL PARTE 1

Auto Auditar
En esta ocasión trataremos el tema cómo establecer una estructura en Excel para Auto Auditar el trabajo que realizamos en Excel y evitar errores.
El título de esta entrada: Auditoria En Excel Parte 1, está orientada a señalar las herramientas con que cuenta Excel para realizar Auditoria de fórmulas, en la segunda parte diseñaremos una Auditoria Con Excel, construida por nosotros para Validar la Información presentada.
Excel es una herramienta muy potente y con gran aceptación y versatilidad, sin embargo por ser una herramienta de uso diario para expertos y neófitos conviene saber algunos tics para un trabajo más profesional y con la menor ocurrencia de errores. Suele suceder que una fórmula no se actualiza correctamente o simplemente no se muestran los datos por una falla en la construcción de nuestros archivos.

En esta primera entrega mostraremos la herramientas que tiene Excel para el tema de la AUDITORIA.
Temas a tratar:
Auditoría de Formulas
Esta funcionalidad la puedes encontrar en Excel 2010 y 2013 en la Cinta de Opciones, Fórmulas. Estas funcionalidades son entre otras las siguientes:
- Rastrear precedentes: Permite identificar lo procedencia que alimenta una formula en una celda dada, puedes usarla varias veces hasta llegar a la minería de datos. (Clic sobre la Imagen para agrandar)

- Rastrear dependientes: Seleccionas una celda y permite observar las diferentes celdas que dependen de la celda seleccionada, es útil para rastrear las consecuencias de modificar una celda antes de hacerlo.














- Quitar flechas: esta opción permite borrar las flechas antes seleccionadas. La opciones Precedentes y Dependientes no son Excluyentes, es decir se pueden combinar al mismo tiempo.
- Mostrar Formulas: esta función es bastante útil para identificar en un rango de datos, qué celdas tienen fórmulas y cuáles solamente tienen datos de texto o numéricos, así de una manera rápida podemos detectar inconsistencias y solucionarlas.




 





           Comprobación de Errores: Esta función identifica errores en las celdas de formato, evalúa formulas adyacentes e indica como error este hecho. En la celda también advierte de algún posible error con un triangulo verde en su extremo izquierdo.





 Ventana Inspección: Esta función resulta útil si lo que se quiere es controlar e inspeccionar determinados resultados en una celda de un libro de Excel. La ruta es Fórmulas, Auditoría de fórmulas, Ventana de inspección.

Clic sobre la imagen Para Ampliar
En el ejemplo tenemos Cuatro hojas en un libro: Utilidad, Ingresos, Costos y Base. Hemos construido una base de datos con valores aleatorios (para ver cambios de valores pulse F9, se ha empleado la función “Aleatorio.Entre” en la hoja Base). Esta pequeña base de datos (2000 registros) está organizada por trimestres (1 Trim, 2 Trim, 3 Trim y 4 Trim), la idea de esta ventana es poder ver los cambios e inspeccionar los resultados que queremos conocer sin desplazarnos por todas las hojas del libro, y de una manera rápida visualizar los cambios.
Como se logra? 1. Ubique la celda que desea inspeccionar (controlar), en nuestro ejemplo deseamos inspeccionar las celdas F4 (Utilidad) y B2 (Ventas 1 Trim) de la hoja “Utilidad”, B6 (Ventas Totales) de la hoja “Ingresos” y B6 (Costos Totales) de la hoja “Costos”.  Vamos a la Ruta mencionada (Ventana de Inspección) y le damos Agregar Inspección. 2. Queremos conocer los valores de las Celdas F4 y B2, se pueden elegir las celdas que desee, separadas por (,) o (;), dependiendo de la configuración regional de su equipo. 3. Al desplazarnos por cualquier hoja de un libro de Excel Abierto estaremos inspeccionando los resultados sin desplazamientos y búsquedas


Seguiremos inspeccionando los resultados de nuestro libro aun con otros libros de Excel abiertos. La venta tiene su propio panel para cerrarla o ampliarla, también para agregar o eliminar una inspección.



Variaciones: Puede incorporar la venta de inspección al panel de tareas o dejarla móvil para cada libro de Excel abierto. Al dar doble clic sobre cualquier nombre le llevara al origen.


Como lo he logrado? Te puedes descargar el ejemplo en Excel para que practiques. Deja tus comentarios suscríbete con nosotros para que esperes la segunda Parte.


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miércoles, 15 de abril de 2015

TRUCO EXCEL PARA MEJORAR RENDIMIENTO EXCEL

Un truco sencillo para mejorar el rendimiento de Excel, sobre todo cuando se están procesando grandes volúmenes de información es el siguiente:

Opción 1

En Excel 2010 debes ir a Archivo, elegir las opciones, en el formulario de opciones de Excel, escoger Fórmulas, seleccionar la opciones de cálculo, después escoges la opción de cálculo Manual, puedes marcar la casilla para que cada vez que se guarde el libro haga los cálculos. Esta alternativa te ahorra tiempo de ejecución en máquina y solo calcular cuando guardes el libro.

 

 

Opción 2

Sigue las instrucciones de la Opción 1, pero esta vez no marques “volver a calcular libro antes de guardarlo”. Con tu libro en modo Manual abierto, puedes calcular con la función F9. Esto calculara solo el libro abierto.

 

Advertencia: si modificas datos en modo MANUAL debes tener la precaución de dar F9 para ver los cambios y evitar la ocurrencia de errores. Como sugerencia coloca un aviso o cualquier señal que te indique que el libro está en modo Manual.

 

Cuando Das F9, Observa en tu barra de tareas el rendimiento de tu máquina, esto dependerá de los procesadores y memoria RAM que tengas a mayor número más rendimiento.

 

 

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martes, 14 de abril de 2015

DESCUBRA LA POTENCIA DE SOLVER PARA FINANZAS Y CONTABILIDAD EN EXCEL




Hoy hablaremos de un complemento muy interesante para las finanzas y la contabilidad, si te has preguntado cómo resolver una ecuación para mejorar los resultados de tu empresa, y tienes algunas variables como gastos de publicidad y comisiones Vs. Las  ventas, y cómo manejar un escenario que mejore los beneficios, esta herramienta te puede ser muy útil.

Algunas Aplicaciones
1.       Asignar Recursos Escasos: en Finanzas/Efectivo, Fabricación y Redes
2.       Realizar simulaciones de Análisis de Riesgos: Creación de Escenarios
3.    Minería de Datos: Encontrar patrones y datos de consumo
4.       BI (Business Intelligence): Convertir datos para tomar decisiones y estrategias de negocio.


Veamos cómo funciona y cómo se instala en Excel (2010)
Para Excel 2010, debes habilitar el complemento de la siguiente manera:
1.      Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.
3.      En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la cinta de Opciones, vaya a Datos  y verá la siguiente imagen

Al dar clic sobre la Solver verá

De Clic sobre las imágenes para ampliar.
Veamos un ejemplo para resolver la Ecuación de obtener mayores beneficios cuando hay restricciones sobre una variable (Menos costos y mayor Utilidad/Beneficio) è

Planteamiento: Hay tres productos, Pijamas Médicos, Batas y Uniformes cuyos precios de venta se indican en la Tabla, se requiere maximizar la venta teniendo en cuenta las restricciones de la tabla, por capacidad de producción. Capacidad Total de Producción 150, Las pijamas y uniformes no pueden exceder de 90 unidades.





Vea también Temas Relacionados:

ALGUNAS FUENTES:





viernes, 10 de abril de 2015

CUIDADO CON LOS CORREOS FALSOS "Carta de embargo DIAN"

No sea presa fácil de los delincuentes, que haciéndose pasar por empresas y hasta por la DIAN, envían correos con adjuntos que son virus, troyanos y toda clase de software malicioso que se instalan en  tu ordenador y pueden robar tu identidad. A si sea de Correos de conocidos cerciórese primero y nunca abra un archivo de dudosa procedencia.

Recomendación: Mantenga al Día su antivirus y de ser posible adquiera uno completo, pues estos tienen actualizado su base de datos de virus.
La Dian Tiene un verificador de Correos, siempre que llegue un correo de esta entidad verifique el código de verificación reimpreso en el documento.